Los datos personales últimamente nos traen de cabeza a todos.
Cada vez son más las noticias sobre sanciones, no solo a las grandes empresas, sino también hacia pymes y negocios, en general. Sobre todo, con la llegada de la Inteligencia Artificial, la población comienza a ser más consciente de la importancia de sus datos personales.
Pero, ¡ojo!, porque también las empresas deben ser conscientes de los límites legales al solicitar información personal de sus empleados o candidatos a vacantes, puesto que exceder estos límites puede poner en riesgo los derechos de las personas, y además acarrear importantes sanciones para la entidad.
A continuación, indicamos algunos datos que la empresa sí puede solicitar a sus empleados o candidatos:

Nombre y Apellidos
Uno de los datos más básicos que una empresa puede requerir son los nombres y apellidos del trabajador o candidato a una vacante.
Estos datos son imprescindibles para la identificación y gestión del empleado dentro de la compañía. En casos como el uso de tarjetas de identificación, es necesario que aparezcan para cumplir con funciones de identificabilidad, especialmente en trabajos de cara al público.
En cualquier caso, es fundamental que el uso de estos datos esté justificado por la actividad laboral y no vaya más allá de lo estrictamente necesario.
DNI u otros documentos de identidad

La empresa puede solicitar el Documento Nacional de Identidad (DNI), o Número de Identificación de extranjero, ya que es necesario para la contratación y la gestión administrativa del empleado.
Información médica
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) señala que, en general, no existe ninguna ley que permita a las empresas acceder a los datos de salud de sus empleados o familiares.
Las únicas excepciones se dan en casos muy concretos, como la entrega de justificantes médicos por incapacidad temporal, o ausencias puntuales por revisiones médicas.
En estos casos, la información proporcionada debe ser la mínima necesaria para justificar la ausencia laboral en cuestión, sin que la empresa tenga derecho alguno a solicitar detalles mayores sobre el diagnóstico médico. Por lo que, resulta suficiente con la presentación del justificante médico.
Antecedentes Penales
El certificado de antecedentes penales es otro tipo de dato que las empresas no pueden solicitar de manera generalizada.
La AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) establece que no es legal exigir este tipo de documentación, salvo en situaciones excepcionales autorizadas por ley.
Entre dichas situaciones, es posible mencionar:
- Empleos relacionados con la seguridad aeroportuaria.
- Trabajos que impliquen contacto con menores.
Teléfono y correo electrónico
Estos datos son considerados de carácter personal, por lo que merecen protección, y no resultan exigencias para la gestión laboral.
Si la empresa necesita comunicarse con sus empleados, debe proporcionar herramientas y medios de contacto específicos para el trabajo, como un correo corporativo o teléfono de empresa.
GPS
En cuanto al control de la actividad laboral, las empresas pueden implementar sistemas de monitoreo como el GPS en los vehículos de empresa.
Sin embargo, es imprescindible que los empleados estén claramente informados de esta medida de forma expresa e inequívoca, y se restrinja la utilización del mismo exclusivamente a la actividad laboral.
Registro de Jornada
En cuanto al registro de jornada, mencionar que, no se requiere el consentimiento del trabajador para la implementación de este medio, pues se trata de una obligación legal que proviene del Estatuto de los Trabajadores. Ahora bien, debe tenerse en cuenta que existen restricciones al respecto, como son, el uso de datos biométricos para tales finalidades.
Las empresas tienen la responsabilidad de manejar los datos personales de sus empleados, de manera responsable y conforme a la normativa de protección de datos.


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