Desde la aplicación de la LOPDGDD y el RGPD, la gestión de los currículums que recibe una empresa requiere cierto procesamiento que debe realizarse correctamente si se quiere almacenar la información personal del candidato.
¿En qué afecta la Ley Orgánica de Protección de Datos a la recepción de un currículum?
Cuando una empresa recibe un curriculum vitae, está almacenando un documento donde se incluyen diversos datos personales del candidato, como su teléfono, fotografía o dirección, entre otros.
Obtención del consentimiento del candidato
Puede parecer innecesario, dado que es el propio candidato el que entrega su CV a la empresa, pero según la normativa es obligatorio por parte de la empresa recabar el consentimiento de tratamiento de los datos personales en el currículum.
En este consentimiento se debe informar al postulante principalmente de:
- Que existe un fichero donde se recogen sus datos personales.
- Cuál es la persona o entidad que efectúa el tratamiento de sus datos.
- El fin con el que se tratarán sus datos.
- Duración del tratamiento de los datos, es decir, el tiempo que almacenaremos su CV.
- Cómo puede ejercer sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición al tratamiento de sus datos personales.
A la hora de solicitar este consentimiento, puede realizarse de diversas maneras, aunque lo más habitual es enviar un acuse de recibo solicitando al interesado el consentimiento para el tratamiento de datos (en el caso de recibir el CV vía email) o, si se realiza de forma presencial por parte del candidato, debe informarse al usuario por escrito sobre el tratamiento de los datos y solicitar el consentimiento.
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El texto a entregar puede basarse en el siguiente:
«[Nombre de la empresa o persona física responsable del tratamiento], con CIF nº [CIF de la empresa o NIF], le informa de que, tal y como dispone el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo referente al tratamiento de datos personales, que los datos personales incluidos en esta solicitud de empleo o curriculum vitae serán incluidos automáticamente en los ficheros correspondientes, bajo responsabilidad de [nombre de la empresa], con la finalidad exclusiva de formar parte en los procesos de selección y contrataciones que se lleven a cabo en el futuro.
El Delegado de Protección de Datos (DPD) en la empresa
La figura del DPD es imprescindible para garantizar el correcto tratamiento de los datos, siendo la figura de referencia y consulta ante cualquier operación con los datos personales durante los procesos de selección o, simplemente, para su almacenamiento.
La función principal del DPD es validar que la empresa está cumpliendo con el RGPD y la LOPDGDD, siendo generalmente un servicio que se externaliza a empresas especializadas en Protección de Datos.
¿Pueden sancionarme por recoger un curriculum vitae?
Si hemos hecho un tratamiento de los datos cometiendo alguna infracción, la empresa estará expuesta a sanciones graves de hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de facturación anual.
¿Cuánto tiempo se pueden almacenar los CV de los candidatos?
En primer lugar, te aconsejamos almacenarlos únicamente en formato digital, escaneando los CV físicos si fuera necesario. Esto ayudará a que su tratamiento sea mucho más sencillo. Sobre cuánto tiempo pueden almacenarse estos archivos, aun con el consentimiento, deberán bloquearse o eliminarse a los 24 meses, excepto si se actualizan los datos y el consentimiento.
De ahí, la importancia de almacenarlos en un medio digital, ya que garantizamos un control sobre la fecha de alta y baja de los datos.